Polityka prywatności i plików cookies
Ostatnia aktualizacja: 24 sierpnia 2026 r.
W tym dokumencie wyjaśniamy, w jaki sposób Everlasting Flowers przetwarza dane osobowe osób korzystających z serwisu www.everlastingflowers.pl, kontaktujących się z nami, przesyłających zapytania dotyczące projektów oraz korzystających z asystenta sprzedażowego opartego na sztucznej inteligencji.
Serwis nie jest sklepem internetowym. Nie umożliwia zakładania kont klientów, składania zamówień przez koszyk ani dokonywania płatności online.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Everlasting Flowers Damian Wolski sp.k. z siedzibą w Łodzi przy ul. Henrykowskiej 18, 92-010 Łódź, Polska, NIP: 5272700139, REGON: 146860241, KRS: 0000475778, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.
W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych można skontaktować się z nami:
- e-mailowo: biuro@everlastingflowers.pl,
- telefonicznie: +48 42 236 29 02,
- listownie: ul. Henrykowska 18, 92-010 Łódź.
2. Kiedy i jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać:
- dane techniczne i eksploatacyjne – w szczególności adres IP, datę i czas połączenia, informacje o przeglądarce, systemie i urządzeniu, odwiedzane adresy URL, identyfikatory sesji oraz dane zapisywane w logach serwera;
- dane przekazane w formularzu, wiadomości, rozmowie telefonicznej lub czacie AI – w szczególności imię i nazwisko, firma, stanowisko lub rodzaj klienta, adres e-mail, numer telefonu, kraj i miejscowość inwestycji, język rozmowy, opis projektu, wymiary, powierzchnia, preferowany wariant dekoracji, potrzeba montażu, planowany termin i budżet;
- treść rozmowy z asystentem AI – pytania, odpowiedzi, historia rozmowy i informacje potrzebne do kontynuowania obsługi zapytania;
- załączniki przesłane dobrowolnie – zdjęcia miejsca realizacji, wizualizacje, rzuty, projekty, pliki PDF oraz metadane techniczne plików;
- informacje wyprowadzone z rozmowy lub materiałów – np. typ inwestycji, orientacyjne wymiary, elementy widoczne na zdjęciu, przeszkody montażowe, kompletność zapytania oraz wewnętrzna kategoria priorytetu leada;
- dane związane z dalszą współpracą i umową – w szczególności dane kontaktowe i rozliczeniowe, NIP, adres realizacji, ustalenia projektowe, informacje o ofercie, dostawie, montażu, płatności na podstawie wystawionego dokumentu oraz reklamacji;
- dane dotyczące zgód i ustawień – w szczególności ustawienia cookies, data i sposób wyrażenia albo wycofania zgody;
- dane analityczne – informacje dotyczące sposobu korzystania z serwisu, jeżeli użytkownik wyraził zgodę na cookies analityczne.
Prosimy, aby nie przekazywać numeru PESEL, numerów dokumentów tożsamości, danych o zdrowiu, danych biometrycznych ani innych danych szczególnych kategorii, które nie są potrzebne do przygotowania odpowiedzi, wyceny lub projektu.
Przesyłając materiały zawierające dane innych osób, użytkownik powinien mieć prawo do ich przekazania. W miarę możliwości należy usunąć lub zasłonić wizerunki osób, dokumenty, tablice rejestracyjne i inne informacje niezwiązane z projektem.
3. Asystent sprzedażowy AI
Serwis może udostępniać asystenta sprzedażowego wykorzystującego sztuczną inteligencję. Przed rozpoczęciem rozmowy użytkownik otrzyma jasną informację, że komunikuje się z systemem AI.
Asystent AI może służyć do:
- udzielania ogólnych informacji o ofercie Everlasting Flowers na podstawie zatwierdzonej bazy wiedzy;
- rozpoznawania języka i prowadzenia rozmowy w języku użytkownika;
- ustalenia rodzaju projektu, lokalizacji, wymiarów, wariantu dekoracji, terminu, budżetu i potrzeby montażu;
- obliczenia powierzchni na podstawie podanych wymiarów oraz przygotowania wewnętrznego podsumowania zapytania;
- analizy przesłanych zdjęć i dokumentów w celu rozpoznania elementów istotnych dla rozmowy, takich jak drzwi, gniazdka, klimatyzacja, telewizor, logo, meble, skosy lub inne możliwe przeszkody montażowe;
- przygotowania karty leada i przekazania zapytania pracownikowi Everlasting Flowers.
Asystent AI nie podejmuje decyzji konstrukcyjnych, nie zatwierdza możliwości technicznych, nie gwarantuje ceny, terminu, montażu, parametrów technicznych, gwarancji, certyfikatów ani zgodności z wymaganiami przeciwpożarowymi. Informacje wymagające oceny projektowej lub technicznej są przekazywane człowiekowi.
Rozmowa może zostać automatycznie sklasyfikowana według typu klienta i wewnętrznego priorytetu handlowego. Klasyfikacja służy wyłącznie uporządkowaniu kolejności obsługi i przygotowaniu podsumowania dla zespołu. Nie powoduje automatycznej odmowy obsługi, nie ustala ostatecznej ceny i nie wywołuje wobec użytkownika skutków prawnych ani innych podobnie istotnych skutków. Ostateczne decyzje dotyczące projektu i oferty podejmuje człowiek.
Dane przekazane w czacie nie będą wykorzystywane do trenowania ogólnodostępnych modeli AI przez Everlasting Flowers. Dostawca technologii AI będzie mógł przetwarzać dane wyłącznie w zakresie wynikającym z zawartej umowy, instrukcji administratora i ustawień usługi.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
Cel: Obsługa zapytań, rozmów w czacie AI, kontaktu i przygotowanie wstępnej wyceny.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy; w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji, udzielaniu odpowiedzi i sprawnej obsłudze zapytań.
Okres: przez czas obsługi zapytania, a następnie co do zasady przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że rozmowa doprowadzi do oferty, umowy, reklamacji lub sporu – wtedy przez okres właściwy dla danej sprawy i przedawnienia roszczeń.
Cel: Przyjmowanie i analiza zdjęć, wizualizacji, rzutów i dokumentów projektowych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na ocenie zapytania i możliwości przygotowania projektu.
Okres: materiały nieprowadzące do dalszej współpracy są usuwane co do zasady w ciągu 90 dni od zakończenia obsługi zapytania; jeżeli są potrzebne do przygotowania lub realizacji oferty, umowy albo obrony roszczeń, mogą być przechowywane przez odpowiedni okres dłuższy.
Cel: Wewnętrzna klasyfikacja i priorytetyzacja leadów oraz pomiar skuteczności obsługi.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na organizacji pracy handlowej, zapewnieniu sprawnej odpowiedzi i analizie skuteczności serwisu.
Okres: przez okres przechowywania zapytania lub relacji z klientem. Klasyfikacja nie jest wykorzystywana do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika.
Cel: Przygotowanie i realizacja indywidualnej oferty lub umowy, transport, montaż i obsługa posprzedażowa.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zawarcie i wykonanie umowy.
Okres: przez czas przygotowania i realizacji współpracy, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń.
Cel: Realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków prawnych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny administratora.
Okres: przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa.
Cel: Obsługa reklamacji oraz dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO – zależnie od charakteru sprawy.
Okres: do zakończenia sprawy i upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń.
Cel: Bezpieczeństwo serwisu, diagnostyka błędów i zapobieganie nadużyciom.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na ochronie strony, formularzy, czatu i danych.
Okres: przez okres wynikający z konfiguracji i rotacji logów, nie dłużej niż jest to potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa, wyjaśnienia zdarzenia lub obrony roszczeń.
Cel: Pomiar ruchu, statystyka korzystania z serwisu i analiza skuteczności czatu.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika, gdy pomiar wykorzystuje niekonieczne cookies lub podobne technologie.
Okres: do wycofania zgody, usunięcia danych albo upływu okresu ważności odpowiednich cookies i danych w narzędziu.
Cel: Przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną, jeżeli taka funkcja jest dostępna.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika; w zakresie komunikacji marketingowej również właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.
Okres: do wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu albo zakończenia prowadzenia danej formy komunikacji.
5. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do otrzymania odpowiedzi, kontynuowania rozmowy z asystentem AI, przygotowania wyceny, oceny przesłanych materiałów, zawarcia i realizacji umowy, wystawienia dokumentu księgowego, dostawy, montażu albo obsługi reklamacji.
Użytkownik może przerwać rozmowę z asystentem AI i skontaktować się bezpośrednio z Everlasting Flowers przez e-mail lub telefon.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji danego celu:
- osobom upoważnionym przez administratora oraz współpracownikom obsługującym zapytania i projekty;
- dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, kopii zapasowych, systemów informatycznych, bezpieczeństwa i serwisu strony;
- dostawcom formularzy, zarządzania zgodami, tłumaczeń witryny, analityki i treści zewnętrznych;
- dostawcom technologii AI, infrastruktury przetwarzania, przechowywania rozmów i plików – jako podmiotom przetwarzającym dane na udokumentowane polecenie administratora;
- dostawcom systemów obsługi leadów, automatyzacji i przyszłego Everlasting Growth Engine, jeżeli zostaną wdrożone;
- firmom kurierskim, operatorom pocztowym, przewoźnikom oraz podmiotom realizującym dostawy lub montaż;
- biuru rachunkowemu, doradcom prawnym, ubezpieczycielom lub podmiotom wspierającym dochodzenie roszczeń;
- organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Serwis nie przyjmuje płatności online ani danych kart płatniczych.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy technologii, w szczególności usług AI, analitycznych, tłumaczeniowych lub treści zewnętrznych, mogą przetwarzać dane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, Ram Ochrony Danych UE–USA wobec uczestniczących w nich organizacji, standardowych klauzul umownych lub innego właściwego zabezpieczenia.
Informację o stosowanym zabezpieczeniu lub jego kopię można uzyskać, kontaktując się z administratorem.
8. Analityka, mapy, tłumaczenia i treści zewnętrzne
Po uzyskaniu wymaganej zgody serwis może korzystać z narzędzi analitycznych, w tym Google Analytics, w celu tworzenia statystyk odwiedzin i oceny sposobu korzystania ze strony.
Mapy, filmy, posty, kanały społecznościowe lub inne aktywne treści zewnętrzne powinny być uruchamiane dopiero po wyrażeniu wymaganej zgody albo świadomym żądaniu załadowania konkretnej treści.
Serwis korzysta z technologii tłumaczenia i udostępniania wersji językowych. W zależności od sposobu działania usługi dostawca może otrzymać dane techniczne, takie jak adres IP, adres odwiedzanej strony, język, informacje o urządzeniu i przeglądarce.
10. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO użytkownikowi może przysługiwać prawo:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W sprawach dotyczących rozmowy z AI, klasyfikacji zapytania lub przesłanych plików użytkownik może również zażądać kontaktu i weryfikacji sprawy przez człowieka.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Everlasting Flowers nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Asystent AI może przygotować podsumowanie, obliczenie powierzchni lub wewnętrzną ocenę priorytetu zapytania, ale wynik podlega wykorzystaniu i weryfikacji przez człowieka.
12. Bezpieczeństwo danych i przesyłanych plików
Stosujemy adekwatne środki organizacyjne i techniczne mające chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. Dostęp do rozmów i plików powinien być ograniczony do upoważnionych osób i podmiotów potrzebnych do obsługi zapytania.
Pliki mogą być sprawdzane pod kątem rodzaju, rozmiaru i bezpieczeństwa. Możemy odrzucić plik niezgodny z dozwolonym formatem, zbyt duży, uszkodzony lub stwarzający zagrożenie dla serwisu.
13. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany prawa, sposobu działania serwisu, zakresu przetwarzanych danych, wdrożenia nowych funkcji albo zmiany dostawców technologii. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.
Przed uruchomieniem asystenta AI dane dostawcy, rzeczywiste okresy retencji i ustawienia przetwarzania zostaną sprawdzone oraz dostosowane do faktycznej konfiguracji systemu.